Einkaufsmodul

Unser Einkaufsmodul bietet Ihnen zahlreiche Vorteile, die ihre Effizienz und Rentabilität steigern können.

Bedeutung des Einkaufsmoduls:

• Zentralisierung: Alle Beschaffungsaktivitäten werden an einem zentralen Ort gebündelt, was für mehr Transparenz und Kontrolle sorgt.
• Standardisierung: Prozesse werden vereinheitlicht, was zu einer höheren Qualität und weniger Fehlern führt.
• Automatisierung: Routineaufgaben wie die Erstellung von Bestellungen oder die Verwaltung von Lieferanten werden automatisiert, was Zeit und Ressourcen spart.

Vorteile des Einkaufsmoduls:

• Kosteneinsparungen: Durch die Optimierung von Bestellmengen, die Nutzung von Rahmenverträgen und die Vermeidung von Doppelbestellungen können Sie erhebliche Kosten einsparen.
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse und eine bessere Übersicht über den Beschaffungsprozess führen zu einer höheren Effizienz.
• Qualitätssicherung: Durch die Standardisierung von Prozessen und die Auswahl zuverlässiger Lieferanten wird die Qualität der eingekauften Produkte und Dienstleistungen sichergestellt.
• Risikominimierung: Eine bessere Lieferantenbeziehung und eine frühzeitige Erkennung von Engpässen helfen, Risiken zu minimieren.
• Compliance: Das System unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und unternehmensinterner Richtlinien.
• Nachhaltigkeit: Durch die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitskriterien bei der Lieferantenauswahl können Unternehmen ihre ökologische Fußabdruck verringern.

Übersicht der Funktionen des solution2 Einkaufsmoduls:

Bedarfsermittlung

Aus Kundenaufträgen, Fertigungsaufträgen und der Feststellung von unterschrittenen Mindestbeständen der Artikel/Produkte im Lager wird eine Bedarfsermittlung generiert oder manuell ausgefüllt. Diese kann global sein oder aber auf einzelne Aufträge z.B aus der Fertigung oder speziell für einen Kundenauftrag eingegrenzt werden.

Lieferanfrage

Für die in der Bedarfsermittlung erfassten Artikel/Produkte kann eine Lieferanfrage nach Verfügbarkeit, Preis, Lieferzeit etc. an die Lieferanten versendet werden, um für den Bestellvorgang mit aktuellen Daten zu hantieren.

Bestellung

Die Bestellung wird zunächst individuell erfasst oder aus der Bedarfsermittlung übernommen. Hier kann sofort verzeichnet werden, ob die Bestellung konventionell als Lagerbestellung oder als Streckengeschäft abgewickelt werden soll. Wenn es sich um einen Rahmenauftrag bei Ihrem Lieferanten handelt, wird dies hier mit den entsprechenden Konditionen vermerkt und es werden bei Bedarf Lieferabrufe generiert.

Der Materialbedarf wird zusammengestellt und die Einzelpositionen den gewünschten Lieferanten zugeordnet. Die Positionen können aufgesplittet werden und auch bei unterschiedlichen Lieferanten bestellt werden. Pro Position zeigen sich dem Anwender alle für diesen Artikel hinterlegten Lieferanten mit ihren Konditionen wie Mindestbestellmenge, Mindestauftragswert, Lieferzeit und Staffelpreisen.

Die Bestellungen können entweder global in einem Vorgang an alle Lieferanten versandt werden oder jeweils einzelne Order möglicherweise zu unterschiedlichen Zeitpunkten.

Mit Freigabe der Bestellung liegt diese in der Terminüberwachung für den Einkauf. Bei Lieferverzögerung steht ein Lieferanmahnungsprozess zur Verfügung.
Sie haben dort zusätzlich eine übersichtliche Bestellbestandsliste, die auch bereits geleistete Vorauszahlungen an die Lieferanten berücksichtigt.

Wareneingang

Bei Lieferung durch den Lieferanten wird mit Erfassung der Waren und des Lieferantenlieferscheins die Ware in einem oder mehreren Lagern eingebucht. Bei von der Bestellung abweichenden Mengen (eventuell durch geänderte Verpackungseinheiten des Lieferanten) kann entweder ein Storno auf die Restmenge oder eine Teillieferung eingetragen werden. Wenn die Ware an den Lieferanten zurückgeschickt werden muss, kann hier der entsprechende Retour-Lieferschein erstellt werden.

Mit Freigabe des Wareneingangs ist der Lieferschein in der Terminüberwachung für offenen Rechnungseingang gelistet.

Lieferantenrechnung

Bei Eingang der Lieferantenrechnung wird diese gegen die Bestelldaten geprüft und freigegeben. Mit dem Eingang der Lieferantenrechnung wird der Einstandspreis der bezogenen Artikel/ Produkte neu berechnet. Bei Warenretouren erstellen Sie eine Gutschrift auf die entsprechende Lieferantenrechnung und verbuchen Sie gegen diese.

Die Lieferantenrechnung wird in der Offenen-Posten Liste überwacht und kann von dort aus bezahlt werden.

Belege

Bestellungen und Gutschriften können als Papier, Fax und E-Mail oder in eine Datei ausgegeben werden.

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Fazit:

Das Einkaufsmodul ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Sie dabei unterstützt, ihren Beschaffungsprozess zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Durch die Kombination von Technologie und menschlicher Expertise können Sie ihre Kosten senken, ihre Effizienz steigern und ihre Lieferkette nachhaltiger gestalten.